Księgowość
KSeF 2026 — obowiązkowe e-faktury: kogo i od kiedy obejmuje?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zmienia sposób fakturowania — faktury wystawiasz i odbierasz przez centralny system administracji skarbowej. Wyjaśniamy, kogo obejmuje obowiązek, od kiedy i jak przygotować firmę bez chaosu.
Czym jest KSeF
KSeF to centralny system, przez który przechodzą faktury ustrukturyzowane (w formacie XML). Zamiast papieru czy PDF-a wystawiasz fakturę w systemie, a ta otrzymuje unikalny numer KSeF i jest automatycznie dostępna dla kontrahenta. Data wystawienia i otrzymania wynika z systemu, co ujednolica rozliczenia.
Kogo i od kiedy obejmuje
Obowiązek wchodzi etapami — najwięksi podatnicy pierwsi, pozostali w dalszej kolejności. Harmonogram bywał przesuwany, dlatego kluczowe jest ustalenie daty właściwej dla Twojej firmy z wyprzedzeniem.
- Czynni podatnicy VAT — co do zasady objęci obowiązkiem wg wielkości sprzedaży.
- Mniejsi podatnicy i zwolnieni z VAT — w późniejszym etapie / na szczególnych zasadach.
- Warto sprawdzić aktualny harmonogram — sprawdzimy termin dla Twojej firmy.
Jak się przygotować
- Sprawdź, czy Twój system księgowy/ERP obsługuje wysyłkę i odbiór faktur z KSeF.
- Nadaj i uporządkuj uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF.
- Ustal procedurę obiegu faktur (kto wystawia, kto zatwierdza, jak archiwizujesz numery KSeF).
- Przetestuj wystawianie i odbiór na środowisku testowym przed obowiązkiem.
- Przeszkol zespół — najwięcej problemów wynika z braku procedur, nie z technologii.
W skrócie: sprawdzimy, od kiedy KSeF obejmuje Twoją firmę, i pomożemy wdrożyć obieg e-faktur — od uprawnień po integrację systemu.
AK