KSeF 2026 — verpflichtende E-Rechnungen: wer und ab wann?
KSeF, das nationale E-Rechnungssystem, verändert die Rechnungsstellung in Polen — Rechnungen werden über ein zentrales System der Steuerverwaltung ausgestellt und empfangen. Wir erklären, wen es betrifft, ab wann, und wie Sie sich ohne Chaos vorbereiten.
Was KSeF ist
KSeF ist ein zentrales System für strukturierte Rechnungen (XML). Statt Papier oder PDF stellen Sie die Rechnung im System aus; sie erhält eine eindeutige KSeF-Nummer und ist für Ihren Geschäftspartner automatisch verfügbar. Ausstellungs- und Empfangsdaten ergeben sich aus dem System, was die Abrechnungen vereinheitlicht.
Wen es betrifft und ab wann
Die Pflicht kommt stufenweise — die größten Steuerpflichtigen zuerst, die übrigen später. Der Zeitplan wurde schon verschoben, daher ist der wichtigste Schritt, den für Ihr Unternehmen geltenden Termin im Voraus zu bestätigen.
- Aktive USt-Zahler — in der Regel nach Umsatzvolumen erfasst.
- Kleinere und von der USt befreite Steuerpflichtige — in einer späteren Stufe / nach Sonderregeln.
- Prüfen Sie den aktuellen Zeitplan — wir bestätigen den Termin für Ihr Unternehmen.
Wie man sich vorbereitet
- Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungs-/ERP-System das Senden und Empfangen von KSeF-Rechnungen unterstützt.
- Berechtigungen zum Ausstellen von Rechnungen in KSeF vergeben und ordnen.
- Den Rechnungsworkflow festlegen (wer stellt aus, wer genehmigt, wie KSeF-Nummern archiviert werden).
- Ausstellen und Empfangen in der Testumgebung testen, bevor die Pflicht beginnt.
- Das Team schulen — die meisten Probleme entstehen durch fehlende Prozesse, nicht durch Technik.
AK